Mengatur Pembicaraan Lewat Telepon

Mengatur pembicaraan lewat telepon sekretaris atau resepsionis merupakan posisi yang hampir selalu berhubungan dengan telepon, begitu juga halnya dengan staf marketing. Meski Anda tidak bekerja sebagai ketiganya, namun berbicara dengan baik melalui telepon merupakan kewajiban, apalagi bila lawan bicara Anda adalah konsumen atau klien perusahaan Anda.

Cara Anda berbicara di telepon bisa 'bercerita' tentang lingkungan tempat kerja Anda. Setiap kali mengangkat telepon, usahakanlah agar Anda menganggap bahwa dia adalah penelepon yang paling penting. Buat sedemikian rupa agar lawan bicara menutup pembicaraan via telepon dengan kesan yang sangat baik tentang Anda maupun perusahaan.

Selain mendapatkan pujian, Anda juga bisa lebih banyak mendapatkan informasi dari ataupun mengenai si penelepon bila bersikap baik padanya. Asal mau sedikit berusaha, Anda pasti bisa meningkatkan keterampilan mengatur pembicaraan yang baik lewat telepon. Beberapa tips yang bisa diterapkan dengan mudah adalah,

1. Atur intonasi suara. Tak perlu bicaranterlalu keras di telepon, kecuali bila salurannya sedang terganggu. Biarkan suara Anda terdengar ramah dan menyenangkan.
   
2. Mendengarkan dengan baik. Walaupun Anda tidak berbicara langsung dan hanya melalui telepon, menyela pembicaraan orang lain tetap tidak sopan. Meskipun ia sudah berkali-kali menanyakan hal yang sama, usahakan untuk tetap sopan dan ramah. Biarkan ia menyelesaikan kalimat-kalimatnya terlebih dahulu sebelum Anda mulai menjawab, meski mungkin Anda sudah tahu apa yang akan dikatakannya.
   
3. Atur pernafasan. Nafas yang terengah-engah atau terburu-buru bisa memberikan kesan bahwa orang yang menerima telepon sedang panik,kebingungan atau tertekan. Tarik nafas dalam-dalam sebelum Anda mulai mengangkat telepon, apalagi saat suasana kantor sedang sibuk.
   
4. Tetaplah sopan, jangan malas mengucapkan kata-kata 'terima kasih 'atau tolong'.
   Sopan santun seperti ini akan menunjukan bahwa Anda adalah seseorang yang terpelajar.
   
5. Hindari berbicara ketika mulut penuh. Anda sedang makan,minum atau mengunyah permen karet saat telepon berdering? Berhenti dulu untuk sesaat. Buang permen karet yang ada dalam mulut. Decapan atau bunyi lain yang terdengar dari mulut lantaran mengunyah atau menelan sesuatu bisa dianggap tak sopan.
   

Jangan bicara sembarangan. Meskipun Anda sudah menghold telepon untuk sementara waktu, tetap tahan diri untuk tak bicara sembarangan. Jangan anggap tak ada orang yang mendengarkan ketika telepon sedang di-hold.:lh

Majalah Lisa No.33