TIPS MENGATASI PEMBOROSAN WAKTU KANTOR

Kata orang, waktu adalah uang. Pemborosan waktu berarti pemborosan uang pula.
Tetapi ternyata tidak mudah untuk mengukur kerugian yang disebabkan oleh pemborosan waktu. Lebih buruk lagi, tak banyak karyawan menyadari betapa mereka sebenarnya telah melakukan pemborosan waktu. Banyak dari kita yang menganggap apa yang kita lakukan adalah hal-hal yang biasa saja, padahal justru menyumbangkan pemborosan waktu yang tak sedikit.

Pemborosan waktu terasa pada saat kita tidak mampu menyelesaikan tugas-tugas yang semestinya kita selesaikan. Pada saat itu kita merasa kehabisan waktu dan bekerja seolah dikejar-kejar waktu. Padahal kita telah menyia-nyiakan sumber daya "waktu" tanpa kita sadari. Para karyawan yang pintar selalu mengatur waktu sebelum mengatur pekerjaan. Berikut ini ada beberapa tips sederhana untuk mengatasi pemborosan waktu.

1--Tiba di kantor tepat waktu
Banyak karyawan tiba di kantor beberapa menit terlambat. Di kota-kota besar,lalu-lintas yang padat menjadi alasan pembenaran bagi seorang karyawan untuk datang terlambat. Padahal, begitu kita tiba di kantor, kita tidak bisa langsung bekerja. Kita masih harus menyiapkan peralatan kerja, (beberapa wanita harus mneyempatkan diri ke kamar kecil untuk merapikan riasan), menyalakan komputer,menyeduh kopi atau teh, membaca koran pagi, membuka internet, dan sebagainya.

Dan, tiba-tiba anda kehilangan waktu sekitar 15 menit atau mungkin leih setiap paginya. Keterlambatan adalah pemborosan waktu yang paling utama. Dan anda bias menyelamatkan waktu yang sangat berharga ini dengan datang ke kantor beberapa menit sebelum waktunya.

2--Susun prioritas penyelesaian tugas-tugas
Jangan langsung mengerjakan ini-itu, tetapi sempatkan beberapa menit di awal pagi anda untuk menyusun daftar prioritas penyelesaian tugas-tugas. Letakkan tugas yang harus anda kerjakan terlebih dahulu dan penting di urutan paling atas. Lalu, usahakan anda mengikutinya. Mungkin anda tidak selalu bias mengikuti daftar prioritas yang telah anda susun, tetapi itu merupakan alat yang baik untuk mengingatkan anda selalu. Karena itu, jangan kehilangan fleksibilitas.

3--Jangan menunda-nunda pekerjaan
Perhatikan daftar prioritas yang anda siapkan, apakah anda menuliskan tugas yang sama berulang-ulang setiap harinya? Bila ya, itu berarti anda telah menunda-nunda pekerjaan. Menunda pekerjaan adalah pemborosan waktu yang tersembunyi. Bila anda tidak mampu menyelesaikan sebuah tugas yang sulit, maka jangan berhenti untuk mencari-cari alasan pembenarannya, tetapi mulailah mengerjakan tugas yang lain yang mudah. Bila anda telah menemukan jalan keluar bagi tugas anda yang terhenti, maka kerjakanlah. Jangan biarkan penundaan suatu pekerjaan menunda pekerjaan yang lain.

4--Hindari sikap "perfectionism"
Ada orang yang tidak puas dengan lay-out tabel yang ia buat, lalu ia mengubah-ubah dan mencari bentuk yang paling "sempurna". Tanpa sadar ia telah menghabiskan puluhan lembar kertas untuk mencetak tabel tersebut. Tanpa sadar pula, keinginannya untuk "sempurna" telah menyia-nyiakan waktunya. Perfectionism adalah pemboros waktu yang paling besar. Terkadang perfectionism melanda pada hal-hal yang kecil, seperti tanda baca, kalimat, bentuk garis, dan lain-lainnya yang tidak substantive. Daripada mengejar kesempurnaan lebih baik anda kerjakan sesuatunya yang terbaik, lalu selesaikan dan kerjakan tugas-tugas lain.

5--Awasi jam ngobrol
Semua orang tahu, ngobrol adalah pemboros waktu terbesar namun paling disukai. Mungkin, pada awalnya anda hanya berniat membicarakan beberapa hal urusan pekerjaan dengan kolega, staff atau atasan anda. Tetapi seringkali tanpa sadar anda melencengkan percakapan ke hal-hal lain yang menghabiskan waktu lebih banyak daripada urusan pekerjaan itu sendiri. Karena itu, sekarang perhatikan perilaku anda yang memicu pemborosan waktu karena obrolan, seperti, saat anda menyeduh kopi bersama teman-teman, memfotokopi, memfax, atau lain-lain.

6--Kendalikan perilaku anda di telepon
Interupsi telepon juga pemborosan waktu, bila anda tidak mampu menanganinya dengan baik. Bila anda sedang sibuk-sibuknya mengerjakan sesuatu, mintalah operator untuk mengalihkan setiap telepon yang masuk atau mintalah staff anda untuk menangani telepon tersebut. Kendalikan telepon sebelum telepon mengendalikan anda.

7--Atur penanganan email dan surat-surat
Kemajuan tehnologi juga berdampak pada pemborosan waktu. Internet sekarang menyumbangkan kerugian waktu bagi pekerja. Juga, email-email yang masuk. Tetapkan suatu waktu untuk membaca dan membalas email-email yang masuk. Semua orang tahu bahwa berkomunikasi melalui email tidak membutuhkan balasan secepat kilat. Kita tahu tak semua orang berada pada posisi "on-line", jadi mereka bias menunggu.

Demikian beberapa saran sederhana untuk mengatasi pemborosan waktu di kantor.
Semoga bermanfaat. Dan, sukses selalu untuk anda.

(Editor Rekan-Kantor eNewsletter, dari berbagai sumber)