12 Tips Mendelegasikan Tugas secara Efektif

Pernahkah Anda mendelegasikan sebuah tugas namun hasilnya ternyata berbeda dari apa yang Anda perkirakan? Lalu apa reaksi Anda? Berdiam dirikah atau harus mencari solusi dan kiat agar delegasi tersebut efektif. Ingin tahu, berikut adalah tuntunan-tuntunan yang pernah dikembangkan dari pengalaman-pengalaman karyawan. Anda simak 12 tips berikut:

1. Jangan sampai terjatuh ke dalam sindrom 'saya dapat melakukannya dengan lebih cepat dan lebih baik' Jika anda sampai terjatuh, Anda tidak sedang mengelola. Anda akan tetap terperangkap dalam rutinitas dan membuat bawahan anda tetap berada dalam rutinitas pula.

2. Klarifikasikan tugas tersebut dalam kepala Anda sendiri Visualisasikan seperti apa tugas/produk yang telah diselesaikan itu nantinya. Seringkali para penyelia kecewa dengan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan mereka karena para penyelia itu sendiri tidak jelas mengenai apa yang mereka inginkan. Pertama-tama, tuliskan sebuah garis besar atau sketsa mengenai apa yang Anda inginkan Anda mungkin merasa janggal, namun Anda akan melihat bahwa hal ini membantu mengklarifikasi keinginan-keinginan anda.

3. Segera anda secara verbal mengekspresikan apa yang anda inginkan secara lebih jelas.

4. Dapatkan bantuan orang-orang yang Anda delegasikan. Katakan padanya bahwa Anda sedang mencoba untuk memperbaiki kemahiran-kemahiran Anda dalam memberi instruksi-instruksi dan menginginkan bantuannya.

5. Suruh orang yang Anda delegasikan untuk menuliskan instruksi-instruksi yang Anda berikan secara verbal. Minta padanya untuk mengulangi apa yang ia dengar sehingga anda dapat memastikan bahwa instruksi anda jelas. Jangan minta ia untuk mengulangi apa yang telah anda katakan - anda akan terdengar merendahkan martabat.

6. Jangan menjadi seorang perfeksionis Jika Anda mendapatkan pekerjaan tersebut tidak seperti yang anda perkirakan, diskusikan masalahnya sehingga Anda dapat membetulkan kesalahpahaman tersebut. Jika pekerjaan tersebut dapat diterima, katakan, 'Ini bagus untuk saat ini, namun, lain kali saya ingin pekerjaan itu dilakukan dengan cara ini.' Membuat seseorang melakukan kembali pekerjaan yang dapat diterima sehingga menjadi sempurna merupakan tindakan demoralisasi, menimbulkan frustasi, dan membuang waktu.

7. Tuliskan instruksi-instruksi, Jika orang yang didelegasikan tidak memiliki waktu untuk diskusi, mengalami halangan-halangan bahasa, atau mudah lupa.
Tentukan tenggat tanggal dan jam atas permintaan Anda. Jika tidak mungkin menyelesaikan tugas tersebut dalam tenggat waktu, orang yang didelegasikan harus kembali ke Anda dan menegosiasikan kembali waktunya atau menyilakan Anda memberikan tugas tersebut ke orang lain.

8. Catat tugas-tugas pada sebuah lembar penelusuran tugas. Buat daftar mengenai apa yang ditugaskan dan kapan tenggat waktunya. Simpan salinan-salinan instruksi atau tanggal tenggat waktu agar segalanya tidak tercecer.

9. Tindak lanjut Sepakati poin-poin pemeriksaan. Jika seluruh delegasi anda diberikan waktu seminggu untuk menyelesaikan sebuah tugas, periksalah dalam waktu tiga hari. Tanyakan: "Bagaimana tugas X kamu?" Jangan mengatakan "Sudah selesai?" Kalimat ini membuatnya melakukan sikap mempertahankan diri dan meningkatkan tekanan. Anda dapat menangkap potensi rintangan dalam tugas tersebut dengan memeriksa secara dini.

10. Puji pekerjaan-pekerjaan bagus, tak peduli sekecil apapun.

11. Cobalah untuk memperbaiki hasil-hasil yang buruk. Tanyakan, "Bagaimana kita dapat memastikan bahwa ini dilakukan tepat pada waktunya di lain kesempatan?"

12. Bentuk sebuah tim dengan delegasi Anda. Biarkan ia menggunakan metodenya sendiri Anda seharusnya mempedulikan hasil-hasilnya, bukan metodenya. Jika anda melakukan ini, orang-orang anda akan lebih produktif dan kreatif serta memiliki penghormatan terhadap diri sendiri yang lebih tinggi. Bagaimana, apakah Anda sedang berencana untuk mendelegasikan tugas Anda? Kalau iya, cobalah tips di atas. Anda sukses saya pun bahagia. Semoga!!

Indo community